Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 9 juillet 2026

La présente politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels s’applique à DOCUGO,
un service exploité par Azur Média inc., entreprise incorporée au Québec.
Aux fins de la présente politique, les termes « DOCUGO », « nous », « notre » ou « nos » désignent DOCUGO
et/ou Azur Média inc., selon le contexte.

DOCUGO offre notamment des services liés aux démarches successorales et administratives, incluant des services
de recherche testamentaire et de traitement de documents connexes. Dans le cadre de ses activités, DOCUGO peut
collecter, utiliser, communiquer, conserver et détruire certains renseignements personnels.

La présente politique vise à expliquer de manière claire comment DOCUGO protège les renseignements personnels
qui lui sont confiés, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

1. Objectif de la politique

La présente politique vise à informer les clients, visiteurs du site Web, fournisseurs, employés, candidats,
consultants et toute autre personne concernée sur :

• les types de renseignements personnels que DOCUGO peut collecter;
• les fins pour lesquelles ces renseignements sont collectés et utilisés;
• les personnes ou organisations à qui ces renseignements peuvent être communiqués;
• les mesures de sécurité mises en place pour les protéger;
• les droits des personnes concernées;
• la façon de communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

2. Champ d’application

La présente politique s’applique aux renseignements personnels collectés par DOCUGO dans le cadre de ses activités,
notamment par l’entremise :

• du site Web docugo.ca;
• des formulaires en ligne;
• des communications par téléphone, courriel ou tout autre moyen électronique;
• des documents transmis par les clients ou par des tiers autorisés;
• des transactions de paiement ou de facturation;
• des relations avec les fournisseurs, employés, candidats et consultants.

Elle s’applique également aux dirigeants, employés, consultants, mandataires, fournisseurs de services et toute
autre personne qui traite des renseignements personnels pour le compte de DOCUGO.

3. Définitions

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet,
directement ou indirectement, de l’identifier. Il peut s’agir, par exemple, d’un nom, d’une adresse, d’une adresse
courriel, d’un numéro de téléphone, d’une date de naissance, d’un renseignement financier, d’un renseignement relatif
à un décès ou d’un document permettant d’identifier une personne.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement qui, en raison de sa nature ou du contexte de son
utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Il peut
s’agir, par exemple, de renseignements financiers, médicaux, juridiques, successoraux, d’identification ou de tout
autre renseignement confidentiel.

Les coordonnées professionnelles, comme le nom, le titre, la fonction, l’adresse professionnelle, l’adresse
courriel professionnelle ou le numéro de téléphone professionnel d’une personne, ne sont généralement pas considérées
comme des renseignements personnels lorsqu’elles concernent l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise.

4. Renseignements personnels collectés

DOCUGO collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses services, à la gestion
de ses dossiers, au respect de ses obligations légales et à l’amélioration de ses activités.

Selon la nature du dossier ou de la relation avec DOCUGO, les renseignements collectés peuvent inclure notamment :

• nom et prénom;
• adresse postale;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone;
• langue de communication;
• renseignements liés à une demande de service;
• renseignements liés à une succession ou à une recherche testamentaire;
• nom du défunt;
• date de naissance et date de décès, lorsque nécessaires;
• documents transmis par le client ou par une personne autorisée;
• renseignements de facturation et de paiement;
• historique des communications;
• adresse IP, témoins de connexion et données de navigation;
• tout autre renseignement nécessaire à l’exécution du service demandé.

DOCUGO ne collecte pas volontairement de renseignements personnels non nécessaires. Si un renseignement personnel
n’est plus requis aux fins prévues, DOCUGO s’assure de le détruire, de l’anonymiser ou de le conserver uniquement
lorsque la loi l’exige.

5. Fins de la collecte et de l’utilisation

DOCUGO peut utiliser les renseignements personnels collectés pour les fins suivantes :

• fournir les services demandés par le client;
• ouvrir, traiter, suivre et compléter un dossier;
• effectuer les démarches administratives ou successorales requises;
• communiquer avec le client ou une personne autorisée;
• vérifier l’identité ou l’autorisation d’une personne lorsque nécessaire;
• transmettre des demandes, formulaires ou documents aux organismes ou professionnels concernés;
• produire des factures, recevoir des paiements et gérer la comptabilité;
• répondre aux questions, demandes d’information ou plaintes;
• respecter les obligations légales, fiscales, comptables ou réglementaires applicables;
• améliorer le site Web, les services et l’expérience client;
• prévenir la fraude, les erreurs, les incidents de confidentialité ou les utilisations non autorisées.

6. Consentement

De façon générale, DOCUGO collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée ou
d’une personne autorisée à agir pour elle. En fournissant volontairement des renseignements personnels à DOCUGO,
la personne concernée consent à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication aux fins indiquées dans
la présente politique ou au moment de la collecte.

Lorsque la loi l’exige, DOCUGO demandera un consentement exprès, notamment pour l’utilisation ou la communication
de renseignements personnels sensibles.

Une personne peut retirer son consentement, sous réserve des restrictions légales, contractuelles ou administratives
applicables. Toutefois, le retrait du consentement peut empêcher DOCUGO de fournir certains services ou de compléter
un dossier.

7. Collecte auprès de tiers

Dans certains cas, DOCUGO peut recevoir ou collecter des renseignements personnels auprès de tiers, notamment lorsque
ces renseignements sont nécessaires pour traiter un dossier ou compléter une démarche demandée par le client.

Ces tiers peuvent inclure, selon le contexte :

• une personne autorisée par le client;
• un membre de la famille ou un représentant légal;
• un notaire, avocat ou autre professionnel;
• un organisme public ou parapublic;
• un fournisseur de services technologiques, de paiement, de livraison ou d’hébergement;
• tout autre tiers lorsque la loi l’autorise ou lorsque le consentement a été obtenu.

Lorsqu’un renseignement personnel n’est pas collecté directement auprès de la personne concernée, celle-ci peut
demander à DOCUGO la source des renseignements, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

8. Communication des renseignements personnels

DOCUGO ne vend pas les renseignements personnels. DOCUGO peut toutefois communiquer certains renseignements personnels
à des tiers lorsque cela est nécessaire pour fournir ses services, respecter une obligation légale ou protéger ses
droits.

Les renseignements personnels peuvent notamment être communiqués aux catégories de tiers suivantes :

• organismes ou institutions concernés par une demande de recherche testamentaire ou administrative;
• notaires, avocats ou professionnels mandatés ou concernés par le dossier;
• fournisseurs de services de paiement;
• fournisseurs d’hébergement Web, de courriel, de stockage infonuagique ou de technologies;
• fournisseurs de services administratifs, comptables ou professionnels;
• organismes publics lorsque requis par la loi;
• autorités compétentes en cas d’obligation légale, de fraude, de litige ou d’incident de sécurité.

Lorsque DOCUGO confie des renseignements personnels à un fournisseur de services, DOCUGO prend des mesures
raisonnables afin que ces renseignements soient utilisés uniquement aux fins prévues et qu’ils soient protégés
adéquatement.

9. Fournisseurs de paiement et services technologiques

DOCUGO peut utiliser des fournisseurs de paiement ou des plateformes technologiques externes afin de traiter
certaines transactions, communications ou demandes en ligne.

Selon les services utilisés, ces fournisseurs peuvent inclure notamment :

• Stripe —
  Politique de confidentialité de Stripe
• Clover —
  Politique de confidentialité de Clover
• Global Payments —
  Politique de confidentialité de Global Payments

Les renseignements de paiement, comme les numéros de carte de crédit, sont généralement traités directement par les
fournisseurs de paiement sécurisés. DOCUGO ne conserve pas les numéros complets de cartes de crédit, sauf indication
contraire ou obligation légale applicable.

10. Communication à l’extérieur du Québec

Il est possible que certains renseignements personnels soient hébergés, traités ou communiqués à l’extérieur du
Québec, notamment lorsque DOCUGO utilise des fournisseurs de services infonuagiques, de paiement, de courriel,
d’analyse Web ou d’hébergement dont les serveurs sont situés ailleurs au Canada ou à l’étranger.

Lorsque requis par la loi, DOCUGO prend des mesures raisonnables afin d’évaluer les risques associés à cette
communication et de s’assurer que les renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate.

11. Témoins de connexion et technologies similaires

Le site Web de DOCUGO peut utiliser des témoins de connexion, aussi appelés « cookies », ainsi que d’autres
technologies similaires.

Ces témoins peuvent être utilisés notamment pour :

• assurer le bon fonctionnement du site Web;
• mémoriser certaines préférences de navigation;
• analyser l’utilisation du site Web;
• améliorer le contenu, la performance et l’expérience utilisateur;
• mesurer l’efficacité de certaines campagnes publicitaires ou communications numériques.

Les visiteurs peuvent configurer leur navigateur afin de refuser ou supprimer certains témoins. Toutefois, certaines
fonctionnalités du site pourraient alors ne pas fonctionner correctement.

12. Google Analytics et outils d’analyse

DOCUGO peut utiliser Google Analytics ou d’autres outils d’analyse afin de mieux comprendre l’utilisation de son
site Web et d’améliorer ses services.

Ces outils peuvent collecter certaines données de navigation, comme les pages consultées, la durée de la visite,
le type d’appareil, le navigateur utilisé, la provenance approximative du trafic et certaines interactions avec
le site.

Les visiteurs qui souhaitent désactiver Google Analytics peuvent consulter le module complémentaire proposé par
Google :

désactiver Google Analytics
.

13. Sécurité des renseignements personnels

DOCUGO met en place des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels qu’elle
détient contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée, la communication non autorisée,
la modification ou la destruction non autorisée.

Ces mesures peuvent inclure notamment :

• la limitation de l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui doivent y avoir accès;
• l’utilisation de mots de passe, permissions et accès contrôlés;
• des mesures de sécurité informatique raisonnables;
• des procédures internes de gestion des documents et des dossiers;
• la sensibilisation du personnel à la confidentialité;
• la destruction sécuritaire des renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Malgré les mesures mises en place, aucun système technologique ne peut être garanti comme étant totalement sécuritaire.
DOCUGO s’engage toutefois à prendre des mesures raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements
traités.

14. Conservation et destruction des renseignements personnels

DOCUGO conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour
lesquelles ils ont été collectés, ou pour la durée requise par les lois applicables, notamment en matière fiscale,
comptable, administrative ou juridique.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, DOCUGO s’assure de les détruire de façon sécuritaire,
de les anonymiser ou de les conserver uniquement lorsque la loi le permet ou l’exige.

15. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment viser l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée, la communication
non autorisée, la perte ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

En cas d’incident de confidentialité, DOCUGO prend les mesures raisonnables afin de limiter les risques de préjudice
et de prévenir la répétition d’un tel incident.

Lorsque requis par la loi, DOCUGO avisera la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes
concernées si l’incident présente un risque de préjudice sérieux. DOCUGO tient également un registre des incidents
de confidentialité conformément aux exigences applicables.

16. Droits des personnes concernées

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, toute personne concernée peut exercer certains droits relativement
à ses renseignements personnels, notamment :

• demander l’accès aux renseignements personnels que DOCUGO détient à son sujet;
• demander la rectification d’un renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque;
• retirer son consentement à certaines utilisations ou communications;
• demander des informations sur les catégories de personnes ayant accès à ses renseignements;
• demander la durée de conservation applicable;
• demander la cessation de la diffusion ou la désindexation d’un renseignement, lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies;
• demander la portabilité de certains renseignements personnels informatisés, lorsque ce droit s’applique.

Toute demande doit être transmise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels de DOCUGO,
aux coordonnées indiquées ci-dessous.

DOCUGO répondra aux demandes dans les délais prévus par la loi. Lorsque la demande est refusée, en tout ou en partie,
DOCUGO expliquera les motifs du refus, sous réserve des restrictions applicables.

17. Traitement des plaintes

Toute personne qui souhaite formuler une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels ou
l’application de la présente politique peut communiquer par écrit avec le responsable de la protection des
renseignements personnels de DOCUGO.

La plainte doit inclure, dans la mesure du possible :

• le nom de la personne concernée;
• ses coordonnées pour la joindre;
• l’objet de la plainte;
• une description des faits ou préoccupations;
• tout document ou renseignement utile à l’analyse de la plainte.

DOCUGO traitera toute plainte de façon confidentielle et dans un délai raisonnable. Si des renseignements additionnels
sont nécessaires, le responsable pourra communiquer avec la personne concernée afin de compléter le dossier.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec :

www.cai.gouv.qc.ca
.

18. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels de DOCUGO est :

Denis Lachance
Président
DOCUGO / Azur Média inc.

Pour toute demande, question, commentaire, demande d’accès, demande de rectification ou plainte concernant la
présente politique ou la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous :

Courriel : info@docugo.ca
Téléphone : 1-844-760-3434

19. Modification de la présente politique

DOCUGO se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps afin de refléter les changements à ses
pratiques, à ses services, à ses technologies ou aux exigences légales applicables.

La version la plus récente de la politique est publiée sur le site Web de DOCUGO. La date de la dernière mise à jour
est indiquée au haut de la présente page.

20. Tableau des versions

Annexe A — Catégories de renseignements personnels collectés

Le tableau suivant présente des exemples de renseignements personnels que DOCUGO peut collecter, selon la nature
du dossier ou de la relation avec la personne concernée.

Note : L’emploi du masculin dans la présente politique a pour seul objectif d’alléger le texte.